Le Conseil des présidents est une structure de concertation, de coordination, d’accompagnement et de coopération réunissant les associations de pasteurs affiliées à la Fédération des Églises Protestantes Haïtiennes d’Outre-mer (FEHAPCO).

Il comprend trois instances complémentaires :

• le Cercle des présidents; 
• le Collège des anciens présidents; 
• l’Assemblée des membres. 

Ces instances contribuent, selon leurs attributions respectives, à l’unité, au développement et au bon fonctionnement des associations de pasteurs affiliées à la FEHAPCO.

Le Cercle des présidents rassemble tous les présidents en fonction des associations de pasteurs affiliées à la FEHAPCO. Chaque président y représente officiellement son association pendant toute la durée de son mandat.

Le Cercle des présidents constitue la principale instance de concertation, de planification et de décision du Conseil des présidents. Il permet aux responsables des associations pastorales d’examiner leurs besoins communs, de coordonner leurs activités et de développer des projets favorisant l’unité et la coopération.

Le Cercle des présidents travaille en collaboration avec le directeur des partenariats entre les églises, membre du Conseil exécutif de la FEHAPCO. Celui-ci assure la liaison entre le Cercle des présidents et les dirigeants de la Fédération.

Le Cercle des présidents est chargé de :

• favoriser la communion fraternelle entre les présidents des associations de pasteurs; 
• encourager la coopération entre les associations affiliées à la FEHAPCO; 
• étudier les besoins spirituels, administratifs, sociaux et institutionnels des associations membres; 
• déterminer les priorités et les orientations du Conseil des présidents; 
• élaborer et adopter un calendrier annuel d’activités; 
• organiser des séminaires, des conférences, des retraites pastorales et des rencontres interecclésiales; 
• élaborer et mettre en œuvre des projets communs dans les domaines spirituel, social, éducatif et missionnaire; 
• favoriser le partage des ressources, des expériences et des bonnes pratiques; 
• constituer, au besoin, des commissions ou des groupes de travail chargés de projets particuliers; 
• solliciter les conseils et l’accompagnement du Collège des anciens présidents; 
• présenter périodiquement un rapport de ses activités aux dirigeants de la FEHAPCO et à l’Assemblée des membres. 

Les décisions du Cercle des présidents sont prises conformément aux règles de quorum et de vote établies dans son règlement intérieur.

Le Collège des anciens présidents est composé des personnes ayant exercé la fonction de président d’une association de pasteurs affiliée à la FEHAPCO et qui ne sont plus en fonction.

Il constitue une instance consultative, composée de responsables expérimentés appelés à mettre leurs connaissances, leur expérience et leur sagesse au service des associations de pasteurs, de leurs présidents et de leurs membres.

Les anciens présidents ne représentent plus officiellement les associations qu’ils ont autrefois dirigées. Par conséquent, ils ne peuvent prendre de décisions au nom de ces associations, sauf s’ils ont reçu un mandat officiel à cet effet.

Le Collège des anciens présidents a pour mission de :

• conseiller et accompagner les présidents en fonction dans l’exercice de leurs responsabilités; 
• offrir un soutien spirituel, administratif et stratégique aux associations de pasteurs; 
• mettre son expérience au service des présidents et des membres des associations; 
• contribuer à la formation et au perfectionnement des responsables pastoraux; 
• accompagner les nouvelles associations dans leur organisation et leur développement; 
• aider les associations à résoudre les difficultés administratives ou organisationnelles auxquelles elles sont confrontées; 
• favoriser la continuité institutionnelle et la transmission des connaissances entre les générations de dirigeants; 
• encourager la réconciliation, la médiation et le règlement fraternel des différends; 
• formuler des recommandations au Cercle des présidents; 
• participer, à la demande du Cercle des présidents, à des commissions, à des missions de conseil ou à des groupes de travail; 
• contribuer à l’organisation de séminaires, de retraites pastorales et d’activités de formation; 
• soutenir les projets visant à renforcer l’unité, la solidarité et la coopération entre les associations pastorales. 

Le Collège des anciens présidents exerce une fonction consultative et ne se substitue ni aux présidents en fonction ni aux organes dirigeants des associations membres.

L’Assemblée des membres constitue l’instance représentative la plus large du Conseil des présidents. Elle comprend les membres des associations de pasteurs affiliées à la FEHAPCO, conformément aux modalités de représentation établies dans le règlement intérieur.

Elle favorise la participation des membres et contribue à garantir la transparence, la représentativité et la responsabilité dans le fonctionnement du Conseil des présidents.

L’Assemblée des membres est chargée de :

• prendre connaissance des rapports présentés par le Cercle des présidents; 
• examiner les grandes orientations et les programmes généraux du Conseil des présidents; 
• se prononcer sur les projets majeurs engageant collectivement les associations affiliées; 
• formuler des recommandations au Cercle des présidents; 
• évaluer la mise en œuvre des projets et des initiatives adoptés; 
• favoriser la participation des membres aux activités communes; 
• transmettre au Cercle des présidents les préoccupations et les propositions des associations membres; 
• examiner les propositions relatives à l’organisation et au fonctionnement du Conseil des présidents. 

L’Assemblée des membres ne peut modifier directement les statuts ou les règlements généraux de la FEHAPCO. Toute proposition de cette nature doit être transmise aux organes compétents de la Fédération et suivre les procédures statutaires établies.

Les modalités de convocation, de représentation, de quorum et de vote de l’Assemblée des membres sont déterminées par le règlement intérieur.

Les propositions et les recommandations formulées par le Collège des anciens présidents sont soumises à l’examen du Cercle des présidents.

Le Cercle des présidents peut modifier, adopter et mettre en œuvre les programmes relevant de ses attributions ordinaires.

Les grandes orientations et les projets engageant l’ensemble des associations membres doivent être présentés à l’Assemblée des membres conformément aux procédures établies dans le règlement intérieur.

Toute décision susceptible de modifier les statuts, les règlements généraux ou les orientations fondamentales de la FEHAPCO doit être transmise au Conseil exécutif ou à tout autre organe compétent de la Fédération.

Cette organisation permet :

• aux présidents en fonction de diriger et de coordonner les initiatives communes; 
• aux anciens présidents de transmettre leur expérience et d’accompagner les responsables actuels; 
• aux membres des associations de participer aux grandes orientations du Conseil des présidents. 

Toute association de pasteurs dont l’adhésion a été approuvée par l’organe compétent de la FEHAPCO reçoit un certificat officiel d’affiliation.

Ce certificat atteste la reconnaissance de l’association comme membre de la Fédération et confirme son droit de participer aux activités du Conseil des présidents.

Le certificat d’affiliation est délivré conjointement par le président et le directeur exécutif de la FEHAPCO.

Il porte les renseignements suivants :

• le nom officiel de l’association; 
• son territoire d’activité; 
• sa date d’affiliation; 
• la date de délivrance du certificat; 
• sa durée de validité; 
• la signature du président et celle du directeur exécutif de la FEHAPCO; 
• le sceau officiel de la Fédération. 

Le président en fonction de chaque association affiliée reçoit une attestation l’autorisant à représenter officiellement son association au sein du Cercle des présidents.

Cette attestation cesse d’être valide à la fin de son mandat. L’association doit alors communiquer officiellement à la FEHAPCO le nom de son nouveau président.

Tout ancien président admis au sein du Collège des anciens présidents peut recevoir une attestation reconnaissant ses services et confirmant son appartenance à cette instance consultative.

Cette attestation ne lui confère pas le droit de représenter son ancienne association ni de prendre des décisions en son nom, sauf s’il dispose d’un mandat officiel accordé par celle-ci.

La délivrance ou le renouvellement des certificats et des attestations est soumis aux conditions suivantes :

• l’approbation de l’adhésion de l’association par l’organe compétent de la FEHAPCO; 
• le respect des statuts, des règlements, des principes et des valeurs de la Fédération; 
• la communication de renseignements exacts et à jour concernant l’association et ses dirigeants; 
• la désignation officielle du président représentant l’association; 
• la participation régulière de l’association aux activités de la FEHAPCO. 

Les modalités de délivrance, de renouvellement, de suspension ou de retrait des certificats et des attestations sont déterminées par les règlements de la FEHAPCO.